Vyplatí se pořízení firemního IT helpdesku?

Tato složitá otázka má relativně jednoduchou odpověď. Pokud máte takové množství IT požadavků, které nestíhá IT oddělení vyřizovat, pak jednoznačně ANO. Je to nástroj, který dokáže mezi požadavky vnést řád a dokáže výrazně zvýšit efektivitu jejich zpracování, ať už máte jednoho technika nebo celý tým IT odborníků.

Důvodů pro pořízení může být ale více, například reporting pro management, záznam času řešitelů či předcházení vzniku požadavku vhodně zvolenou znalostní bází, která dokáže také pomoci řešiteli rychle a jednoduše zadat odpověď na dotaz, který je ve znalostní bázi již vyřešen.

Je prokázáno, že firemní helpdesk výrazně šetří firemní náklady!

 

Co je vlastně helpdesk

 

Helpdesk je webové prostředí, ve kterém uživatelé jednoduše zadávají své požadavky, případně sami hledají odpovědi a slouží pro komunikaci s řešiteli.

 

Jednoduchost je v tomto případě klíčová - veškeré možné překážky, které by uvrhli uživatele do nejistoty, se musí eliminovat.

 

Velmi důležitá je jistota převzatí požadavku. Určitě všichni známe pocit, kdy se obracíme na odborníka s problémem, jehož řešení je pro nás kritické a dotyčný řešitel nám nebere telefon či nereaguje na email. Nepřijatý hovor i email lze i neúmyslně smazat, tudíž nemáte jistotu doručení a už vůbec nemáme povědomí o průběhu řešení.

 

Oproti tomu s helpdeskem se toto stát nemůže. Nejen, že je připraven přijímat požadavky 7 dní v týdnu 24 hodin denně, ale již při zadání požadavku jsme informováni o doručení do systému, který mu přidělí číslo. V ten okamžik máme jistotu, že náš požadavek nikde nezapadne a dostane se přímo k zodpovědnému řešiteli.

 

Samozřejmostí je automatická notifikace protistrany, uchování kompletní historie požadavku od zadání až po ukončení a archivace všech záznamů.

 

Tento systém zajistí absolutní kontrolu nad vývojem požadavku (incident, dotaz, poptávka či jiný požadavek) včetně možnosti schvalování a již nikdy více se nemůže stát, že na požadavek bude zapomenuto, či se ztratí v příchozí poště.

 

Pokročilé možnosti helpdesku

 

Helpdeskový systém Vás může překvapit dalšími funkcemi, které zvýší komfort užívání jak pro uživatele helpdesku, tak i pro řešitele.

 

Namátkou vyberme ty nejzajímavější:

 

Pro uživatele:

 

- jednoduché přihlašování (není nutné vyplňovat přístupové údaje, systém to za Vás udělá sám na základě přihlášení do sítě)

 

- rozcestník (centrální místo pro všechny uživatele; dokáže uživatele navigovat, kam má zadat svůj požadavek)

 

- znalostní báze odpoví na nejčastější dotazy bez nutnosti zadávat nový požadavek

 

- vyjádření se k řešení (uživatel může po dokončení projevit svou spokojenost či nespokojenost s řešením)

 

Pro řešitele:

 

- přihlašování a správa řešitelů přes LDAP (lze využít pro pokročilejší funkce)

 

- ovládání z chytrých telefonů

 

- přednastavení reporty pro manažery, případně další reporty na míru s unikátním stylem výběru dat pomocí filtru na pracovišti

 

- autotasky, skryté komentáře, eskalace, záznam času, vyúčtování, reporty, SMS notifikace ...

 

Helpdeskový systém tvoří univerzální nástroj nejen pro zpracování požadavků, ale také pro firemní úkolování a řízení projektů.

 

Pokud Vás funkce helpdesku oslovili, nabízíme více informací na www.taskpool.cz, kde si můžete vyzkoušet i nezávaznou testovací verzi.